CORPS DE L'ARTICLE

Structure optimale du conseil d'administration dans les PME suisses

En résumé. Pour une SA ou une Sàrl en Suisse, un seul administrateur suffit, à condition qu'au moins une personne ayant le pouvoir de représentation soit domiciliée en Suisse (art. 718 et 814 CO). Mais « respecter le minimum » n'est qu'un point de départ : la loi attribue au conseil d'administration des pouvoirs inaliénables et des responsabilités personnelles lourdes. Les PME qui travaillent bien construisent un conseil de 3-5 membres, avec des compétences diversifiées, une gouvernance ordonnée et — quand il le faut — une personne indépendante qui équilibre la relation entre l'associé et l'entreprise.

Pourquoi le conseil d'administration compte vraiment, même dans une petite société

En Suisse, le Conseil d'administration n'est pas un détail statutaire : c'est l'organe qui dirige la société et qui est personnellement responsable, même sur son propre patrimoine, de la manière dont elle est gérée. Pour une PME, cela signifie deux choses très concrètes : l'opportunité de se doter d'une organisation solide dès le départ et la nécessité de ne pas sous-estimer les rôles et devoirs de celles et ceux qui siègent à cette table.

Alignons ce que la loi impose — en citant le Code des obligations là où il le faut — et ce que la pratique recommande, en particulier le Swiss Code of Best Practice d'economiesuisse, référence de gouvernance pour le système suisse.

Ce qu'impose la loi : SA et Sàrl

Société Anonyme (SA)

• Nombre minimum d'administrateurs : 1 (art. 716 ss CO).
• Représentation : au moins un membre du conseil doit avoir le pouvoir de représenter la société (art. 718 al. 3 CO).
• Domicile : au moins un membre du conseil domicilié en Suisse (art. 718 al. 4 CO).
• Nationalité : aucune obligation de citoyenneté suisse.

Société à Responsabilité Limitée (Sàrl)

• Nombre minimum de gérants : 1 (art. 810 CO).
• Domicile : au moins un gérant ou directeur domicilié en Suisse (art. 814 al. 4 CO).
• Depuis le 1er juillet 2015, vaut le même principe que pour la SA : il faut un représentant résidant en Suisse.

Pour celles et ceux qui vivent ou opèrent principalement à l'étranger, c'est le point qui ouvre souvent un échange avec une fiduciaire : respecter l'exigence de domicile est obligatoire, et la solution la plus fréquente est la figure de l'administrateur fiduciaire local.

Les compétences « non délégables » du conseil d'administration

Le conseil peut déléguer beaucoup de la gestion opérationnelle (à la direction, au CEO, à des dirigeants individuels), mais certaines compétences lui restent acquises par la loi et ne peuvent être cédées (art. 716a CO). Dans les PME, il est important de bien les avoir en tête, car ce sont les points sur lesquels un administrateur ne peut pas « ne pas savoir » :

1. la haute direction de la société et la définition des directives à suivre ;
2. la définition de l'organisation interne ;
3. la mise en place du système comptable, du contrôle financier et de la planification financière ;
4. la nomination et la révocation de la direction et des personnes représentant la société ;
5. la haute surveillance de la direction (même quand elle est déléguée) ;
6. l'établissement du rapport de gestion et la préparation de l'assemblée générale ;
7. l'avis au juge en cas de surendettement ;
8. pour les sociétés cotées, l'établissement du rapport de rémunération.

Ce sont des attributions qui valent également pour les PME : un administrateur ne peut les ignorer « parce que la société est petite ».

Les responsabilités personnelles des administrateurs

C'est le point où l'on voit la différence entre celui qui accepte un rôle au conseil « pour faire » et celui qui le fait avec conscience. L'art. 754 CO dispose que les administrateurs répondent des dommages causés par la violation intentionnelle ou négligente de leurs devoirs, à l'égard :

• de la société elle-même ;
• des actionnaires ou associés individuels ;
• des créanciers.

La responsabilité est solidaire : un administrateur peut être appelé à répondre de l'ensemble du dommage, et pas seulement de sa part. Celui qui délègue à des tiers répond du délégué s'il ne parvient pas à prouver avoir usé de toute la diligence requise dans le choix, l'instruction et la surveillance (art. 754 al. 2 CO).

Au-delà de la responsabilité civile, il existe des aspects pénaux (en particulier gestion déloyale et gestion fautive, articles 158 et 165 du Code pénal) et une responsabilité solidaire pour les impôts directs et indirects non versés et pour les cotisations sociales (AVS en tête) dues par la société.

Cas d'école : le défaut d'avis au juge en cas de surendettement (art. 716 ch. 7 CO). C'est l'un des scénarios dans lesquels la responsabilité personnelle d'un administrateur est le plus souvent contestée.

Composition idéale d'un conseil de PME

Ici, la loi se tait et c'est la pratique qui parle (Swiss Code of Best Practice 2022). Les indications qui fonctionnent dans la plupart des PME sont les suivantes :

• Taille : typiquement 3 à 5 membres. Suffisamment petit pour décider efficacement, suffisamment grand pour avoir des compétences diverses autour de la table.
• Compétences : au moins une personne avec de solides compétences financières/comptables, une avec connaissance du marché, une avec une familiarité approfondie du contexte suisse. Pour qui opère à l'étranger, une expérience internationale.
• Indépendance : le Swiss Code recommande une majorité de membres indépendants pour les sociétés cotées ; pour les PME, ce n'est pas une obligation, mais avoir au moins une figure indépendante ou externe est souvent un choix gagnant, surtout quand l'associé majoritaire coïncide avec le CEO.
• Équilibre de genre : pour les sociétés cotées, une obligation légale existe (au moins 40% du genre le moins représenté) ; pour les PME, c'est une recommandation, mais une composition plus équilibrée apporte généralement des visions et des décisions meilleures.

Quand un administrateur indépendant ou externe est utile

Pour une PME familiale, il est tout à fait légitime d'avoir un conseil composé uniquement d'associés. Il existe toutefois des cas où introduire une figure indépendante fait une vraie différence :

• Quand l'associé majoritaire est aussi CEO : un administrateur externe aide à séparer gestion et surveillance et à porter un regard tiers là où elles risquent autrement de se mélanger.
• En présence de conflits d'intérêts récurrents entre associés ou entre société et parties liées.
• Lors d'opérations extraordinaires (ouverture du capital, entrée de nouveaux associés, M&A), qui requièrent des compétences spécifiques et une indépendance de jugement.
• Quand la PME croît vite et a besoin de structurer gouvernance et processus de décision.

Réunions du conseil : ce que dit la loi et ce que dit la pratique

La loi suisse n'impose pas une fréquence précise au conseil, au-delà de la séance nécessaire pour préparer l'assemblée annuelle. Le Swiss Code recommande au moins quatre séances par an, plus des convocations extraordinaires lorsque cela s'impose.

Ce sur quoi l'on ne transige pas, même dans les PME, c'est la formalisation : convocations, ordre du jour, procès-verbaux des décisions signés. Sans procès-verbaux, en cas de contestation, il est pratiquement impossible de démontrer la diligence requise. C'est un point où les petites sociétés font souvent l'erreur de « travailler en informel » — et où, devant un juge ou une autorité fiscale, on paie ensuite très cher les raccourcis.

Rémunérations du conseil et cotisations AVS

Les rémunérations versées aux administrateurs sont soumises aux cotisations sociales AVS, comme s'il s'agissait du salaire d'un employé. Un point banal mais très négligé : verser des honoraires au conseil sans payer les cotisations est l'une des infractions les plus fréquentes constatées par les caisses de compensation, et expose la société et les administrateurs à des sanctions et à une responsabilité personnelle.

Sous l'angle fiscal, la rémunération est un revenu imposable chez l'administrateur, à déclarer dans sa déclaration d'impôt. Sa déductibilité au niveau de la société doit être correctement traitée dans les comptes.

Les erreurs les plus fréquentes dans les PME (et comment les éviter)

D'après la pratique fiduciaire, quelques schémas récurrents observés dans les PME suisses :

• Aucune séance formelle du conseil → responsabilité pour négligence, impossibilité de prouver la diligence. Solution : au moins une séance formelle par an, idéalement quatre.
• Décisions prises oralement, sans procès-verbal → impossible à défendre en justice. Solution : tout consigner par procès-verbal.
• Confusion entre rôle d'associé et d'administrateur → risque de responsabilité personnelle illimitée. Solution : séparer clairement les deux rôles et suivre les procédures formelles.
• Rémunérations du conseil sans cotisations AVS → sanctions et intérêts. Solution : traiter correctement les honoraires du conseil en paie.
• Surendettement ignoré → responsabilité civile et pénale très lourde. Solution : suivi continu des comptes, avis au juge quand il le faut (art. 716 ch. 7 CO).
• Aucun contrôle interne → fraudes et erreurs passent inaperçues. Solution : un système de contrôle interne proportionné à la taille.
• CEO et président du conseil confondus sans contrepoids → la séparation entre gestion et surveillance manque. Solution : une figure indépendante au conseil ou un dual leadership.

Les références juridiques essentielles (Code des obligations)

Pour celles et ceux qui veulent avoir les références précises sous la main :

• Art. 716 et 716a CO — attributions inaliénables du conseil.
• Art. 716 ch. 7 CO — avis au juge en cas de surendettement.
• Art. 718 al. 3 et 4 CO — représentation et domicile en Suisse (SA).
• Art. 754 CO — responsabilité des administrateurs.
• Art. 810 et 814 al. 4 CO — gérance et domicile (Sàrl).
• Swiss Code of Best Practice (édition 2022) — lignes directrices de gouvernance, régime « comply or explain ».

Obligation légale vs recommandation : la synthèse qui compte

Comment nous vous aidons

Pour une PME suisse, le conseil d'administration n'est pas un formalisme : c'est le lieu où se joue la différence entre une société bien gouvernée et une société vulnérable. Fidav est une fiduciaire du canton du Tessin depuis 1982, avec des bureaux à Mendrisio et Lugano, et accompagne entrepreneurs et associés tant dans la création de société que dans les choix de gouvernance qui suivent : composition du conseil, rôles, règlement interne, procès-verbaux, traitement correct des rémunérations et cotisations.

Quand un regard tiers est nécessaire, nous pouvons aussi intervenir en soutien stratégique — notre CFO advisory, par exemple, est une solution fréquente pour les PME qui veulent des compétences de direction financière sans engager une fonction interne à temps plein. Pour qui ne réside pas en Suisse, nous mettons à disposition l'administrateur fiduciaire et la domiciliation afin de respecter les exigences légales en toute tranquillité.

Approfondissez notre conseil aux sociétés et stratégique, la création de société en Suisse et les services de domiciliation et administrateur fiduciaire.

Vous avez des doutes sur la gouvernance de votre société ? Écrivez-nous sur WhatsApp au +41 79 741 02 89 ou appelez le +41 91 640 40 20.

FAQ (visibles sur la page + schéma FAQPage ci-dessus)

Combien d'administrateurs faut-il pour une SA ou une Sàrl en Suisse ? La loi suisse exige au moins un administrateur (pour la SA) ou un gérant (pour la Sàrl). Ce qui compte, c'est que la société puisse être représentée par au moins une personne domiciliée en Suisse (art. 718 al. 4 CO pour la SA, art. 814 al. 4 CO pour la Sàrl). Il n'y a aucune contrainte de nationalité : un administrateur peut être étranger, pour autant qu'il réside en Suisse.

Dois-je impérativement avoir un administrateur résidant en Suisse ? Oui. Depuis 2015, tant la SA que la Sàrl doivent pouvoir être représentées par au moins une personne domiciliée en Suisse, conformément au Code des obligations. Si les associés ou administrateurs résident à l'étranger, la solution la plus fréquente est de recourir à un administrateur fiduciaire local, qui assume formellement le rôle et garantit la conformité à l'exigence légale sans que celui ou celle qui se trouve à l'étranger n'ait à déménager.

De quoi un administrateur répond-il personnellement en Suisse ? L'art. 754 du Code des obligations dispose que les administrateurs répondent personnellement, de manière solidaire, des dommages causés par violation intentionnelle ou négligente de leurs devoirs envers la société, les actionnaires individuels et les créanciers. Outre la responsabilité civile, il existe des aspects pénaux (gestion déloyale, gestion fautive) et une responsabilité solidaire pour les impôts non versés et les cotisations sociales. C'est un rôle à prendre toujours très au sérieux, jamais « à titre honorifique ».

Combien de membres devrait avoir le conseil d'administration d'une PME ? Il n'y a pas de nombre imposé par la loi : formellement, 1 ou 2 membres suffisent. Le Swiss Code of Best Practice recommande toutefois une composition « suffisamment petite pour décider efficacement et suffisamment grande pour représenter des compétences diverses ». Pour la plupart des PME, un conseil de 3 à 5 membres fonctionne bien, avec au moins une figure indépendante ou externe quand associé majoritaire et CEO coïncident.

Les rémunérations du conseil d'administration sont-elles soumises aux cotisations AVS ? Oui. La rémunération versée à un administrateur est considérée comme un revenu d'activité lucrative dépendante pour l'AVS et doit être traitée comme un salaire pour les cotisations sociales (AVS, AI, APG). Ne pas verser correctement les cotisations sur ces rémunérations est l'une des erreurs les plus fréquentes — et les plus coûteuses — des PME, et expose les administrateurs à des sanctions et à une responsabilité personnelle.